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                  淺談高校耗材倉庫管理系統及應用

                    信息來源:   發布時間:2021-11-29  點擊數:

                  1 現狀及存在的問題

                  高校耗材一般分為材料和低值易耗品兩大類。材料類耗材是指在實訓課程中用于制造物品、器件、構件、機器或其他產品的那些物質, 如各種金屬和非金屬材料、燃料、試劑、計算機耗材。低值易耗品類耗材包括低值品和易耗品兩類。低值品是指凡不符合固定資產標準又不屬于材料范圍, 并且可重復使用不易損壞的物資。如:低值儀器、儀表、工具、量具、一般器皿及其他科教器具等。易耗品指不屬于材料范圍且在使用過程中容易損壞的物資, 如玻璃器皿、元件、零配件、勞動保護用品等。

                  目前還有很多高校采用傳統的耗材管理辦法, 即對耗材的出入庫進行線下管理, 主要是紙質登記和人工整理匯總。比如領用耗材時, 由申領人員在表上填寫對應的物品信息 (如名稱、品牌、規格、數量等) , 再由資產管理員定期整理匯總和校驗。傳統做法存在一些問題, 比如:若一次性申領物品較多, 登記繁瑣容易造成如漏寫規格型號、品牌等信息填寫不全的情況, 則在清查庫存時出現賬物不符;流程不夠嚴謹, 入庫時缺少登記匯總在賬, 領用時沒有經過審核和匯總, 管理部門和使用部門無法實時掌握庫存情況;下一學年的耗材申報沒有有效利用日常統計分析出的大數據信息;某些實訓耗材具有易制毒、易制爆、高腐蝕性等特殊屬性, 使用部門未對其存放、領用及歸還情況做到嚴格把關。

                  2 耗材倉庫管理系統

                  2.1 框架介紹

                  耗材倉庫管理系統實現耗材申購、采購出入庫、單項耗材出入庫的跟蹤、退回歸還、丟失和損壞、變更、日常使用情況登記, 實時反映各學院的現有庫存情況, 通過監測耗材的品牌、進價、庫存數量、領用數量及用途等信息, 明確各部門實訓建設方面的需求, 有利于科學申報采購及分配清查。

                  該系統包括六大功能模塊:采購管理、出入庫、庫存管理、統計查詢、基礎信息、系統管理, 如圖所示:

                  圖1 系統功能模塊圖

                  圖1 系統功能模塊圖  下載原圖


                  2.2 功能模塊介紹

                  采購管理:包括新增、編輯、刪除采購申請, 打印采購計劃、采購申請匯總、生成訂貨單, 編輯、導出采購審核, 終止訂貨單, 采購查詢及導出等功能。先由使用部門用戶填寫采購申請單 (如圖2) , 再由其分管領導對全部用戶的申請進行有選擇地匯總, 審核完后生成采購計劃 (如圖3) , 再提交給管理部門審核, 審核完畢生成訂貨單 (如圖4) 。管理部門可按照不同維度進行采購查詢, 如以每個使用部門為單位或以物品分類為單位進行查詢。

                  圖2 采購申請單

                  圖2 采購申請單  下載原圖


                  圖3 采購計劃單

                  圖3 采購計劃單  下載原圖


                  圖4 生成訂貨單

                  圖4 生成訂貨單  下載原圖


                  出入庫管理:包括采購入庫、采購退貨、領用申請、領用退回, 臨時入庫, 入庫審批、退貨審批、出庫審批、退回審批、月結處理等功能。學校統一采購完畢分發給各學院等使用部門, 由各使用部門對耗材進行入庫 (如圖5) 、領用申請 (如圖6) 及退回的操作, 在領用的時候系統會自動與庫存數據庫進行對接校驗。采購入庫、領用申請、領用出庫等的單據都可導出下載打印, 方便使用部門的存檔。管理部門可實時監控使用部門耗材物品的狀態如是否已入庫、出庫、領用、退回等。

                  圖5 采購入庫單

                  圖5 采購入庫單  下載原圖


                  圖6 領用申請單

                  圖6 領用申請單  下載原圖


                  庫存管理:包括庫存信息、倉庫報損、庫存盤點、盤盈管理、盤虧管理、報損審批、盤點審批等功能。管理部門和使用部門可對倉庫中物品庫存情況進行實時查看和盤點, 系統自動對盤點結果進行判斷, 并作盤盈盤虧記錄。

                  統計查詢:包括采購查詢、領用查詢、統計分析等功能。使用部門和管理部門可對耗材的采購、領用等操作進行不同維度的查詢和統計分析。

                  基礎信息模塊:包括物品信息的導入、新增、編輯、刪除, 對供應商的創建、啟用和禁用, 對倉庫的維護等功能。每個部門可根據實際情況新增和修改耗材的存放倉庫、物品分類、供應商等信息。

                  系統管理模塊:主要是管理部門負責此模塊, 包括機構、部門及其用戶、角色的維護、導入、導出、授權、啟用和禁用, 系統設置等功能。系統管理員可分類設置角色及用戶的權限, 對耗材物品的狀態進行實時監控。

                  3 結束語

                  目前本校2017-2018年采購完畢的耗材已陸續達到各學院, 負責人員已在耗材倉庫管理系統上采取入庫及審批的方式入賬到各學院庫存。使用部門和管理部門利用該系統實時監測耗材的庫存情況及領用情況, 為耗材的網上申報、采購及后期的分發、清查、審計提供有力依據, 提高耗材物品的資源利用率。

                  總之, 利用耗材倉庫管理系統方法比傳統方法更科學規范, 對實訓室建設及使用管理的效率有明顯提高, 從而增加本校在高職院校中的競爭力。

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